【摘要】隨著社會信息化進(jìn)程的加快，電子檔案逐漸成為一種重要的檔案管理方式，檔案文件實現(xiàn)電子化管理勢在必行。在中學(xué)的檔案管理工作中，在不完全排除傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式的前提下，實現(xiàn)檔案電子化管理的轉(zhuǎn)變，是跟隨中學(xué)教育發(fā)展的腳步，符合網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展規(guī)律。中學(xué)檔案電子化管理，相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理占絕對優(yōu)勢，是檔案管理的一大創(chuàng)新和發(fā)展，是目前學(xué)校檔案工作人員值得關(guān)注的熱點(diǎn)，有著推行的必要性。

　　【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案 電子化 必要性 優(yōu)勢 渠道

　　【中圖分類號】G633．98【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1006－8646（2014）06－0081－03

　　檔案信息電子化是隨著時代發(fā)展，應(yīng)運(yùn)而生的檔案管理方式，是利用計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。在中學(xué)檔案管理工作中，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作需要面對著逐年增加的龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，減輕了檔案工作人員的管理負(fù)擔(dān)和壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。

　　一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

　　1．檔案人員觀念及專業(yè)素質(zhì)滯后

　　“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動、單一等傳統(tǒng)思維，影響了中學(xué)綜合檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入開展；缺乏真正既懂檔案業(yè)務(wù)、又能熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的開發(fā)利用。

　　2．學(xué)校電子檔案管理混亂

　　電子文檔管理的關(guān)鍵是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)志是建設(shè)樞紐性的檔案信息數(shù)據(jù)中心，并安裝能夠?qū)愚D(zhuǎn)換各部門檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)版管理軟件。有些學(xué)校雖然已經(jīng)使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但是由于種種原因，電子文檔處于無序、放任和無人管理的狀態(tài)。

　　3．學(xué)校硬件投入嚴(yán)重不足，專業(yè)設(shè)施設(shè)備空白

　　搞檔案信息化，需要配置計算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、縮微機(jī)，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，配套信息安全防護(hù)措施等，這是一個系統(tǒng)工程，需要一次性投入一筆資金，這些設(shè)施設(shè)備在有些中學(xué)里是空白。從總體來看，學(xué)校對學(xué)生檔案工作管理工作應(yīng)給予大力支持和資金投入，如果沒有上述設(shè)備，信息化建設(shè)只能是紙上談兵。

　　4．領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

　　中學(xué)檔案管理比較凸顯的現(xiàn)象是某些中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視，實際工作中對檔案管理工作不關(guān)心不接觸，口頭支持相對多，實際落實抓得少。只重視教學(xué)、升學(xué)率，一心一意搞教學(xué)。就比如偏遠(yuǎn)中學(xué)的，學(xué)籍檔案管理幾乎是靠班主任落實，學(xué)校沒有統(tǒng)一的保管，紙質(zhì)學(xué)籍檔案雜亂無章，更談不上運(yùn)用學(xué)籍檔案系統(tǒng)來管理學(xué)籍檔案。因此成立一個完整的檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案管理工作的重視是對學(xué)校工作的負(fù)責(zé)，是對師生員工的負(fù)責(zé)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加以重視。

　　二、在中學(xué)里實現(xiàn)檔案電子化管理的必要性

　　傳統(tǒng)的電子檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理需求。不管是資料的收集手段還是管理模式，又或是服務(wù)方式上，都顯得落后而單調(diào)，完全不符合現(xiàn)代的先進(jìn)管理理念。只要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，借助先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，堅持與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新形勢的需要，才能開創(chuàng)中學(xué)電子檔案管理工作的新局面，不斷提升學(xué)校的管理水平。做好電子檔案的管理和維護(hù)工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

　　可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)今大部分中學(xué)的日常工作中有許多資料、信息資源已經(jīng)是在計算機(jī)中完成各種操作，就如Word文檔和excel表格。其它紙質(zhì)文件資料均可通過掃描完成電子版的保存，加以使用現(xiàn)成的檔案管理軟件將這些電子版文件資料進(jìn)行分類存儲，查檔人員便可通過查詢功能快速檢索?？梢钥闯鐾顿Y不大，技術(shù)不難，容易掌握。甚至設(shè)備條件更好的中學(xué)，采用更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機(jī)都可以方便地檢索和查閱電子檔案資料，真正實現(xiàn)資源共享，一鍵檢索，即可查閱到所需的資料，不需要再進(jìn)行下一步的操作。因此，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。

　　三、中學(xué)檔案管理電子化的優(yōu)勢

　　目前在各大中學(xué)里，大多還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，但是筆者認(rèn)為，中學(xué)檔案管理方式走向電子化更占優(yōu)勢，檔案管理更科學(xué)更便捷更高效。

　　1．能夠有效的節(jié)省人力和物力，加快檔案歸檔的速度與質(zhì)量

　　在中學(xué)里，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進(jìn)行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費(fèi)，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷?。也就說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

　　2．能夠提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮出更好的時效價值

　　檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行電子化管理后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在為學(xué)校師生提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

　　3．能夠滿足多樣化需求，提供更完美的信息量

　　隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，在中學(xué)里亦如此，師生員工們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，學(xué)校的檔案管理方式也需緊跟時代的步伐，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求也隨之發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性。加強(qiáng)學(xué)校電子檔案的管理，既有利于滿足師生員工對這一多樣化的需求，又可掌握更齊全完美的第一手資料。

　　三、中學(xué)實現(xiàn)檔案電子化管理的渠道

　　為實現(xiàn)檔案電子化管理，學(xué)校就要加快實現(xiàn)從傳統(tǒng)的管理方式向電子化的管理方式轉(zhuǎn)變，充分利用電子設(shè)備，實現(xiàn)檔案電子化管理。

　　1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)職能，明確責(zé)任，加大投入

　　學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把學(xué)校師生的檔案管理工作納入中學(xué)管理工作中，建立由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，切實落實好此項工作，緊抓常抓，出成效。要把學(xué)校檔案電子化管理納入學(xué)校辦公自動化信息管理系統(tǒng)，同時還要提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，加大投入采用容量大，檔次高，運(yùn)轉(zhuǎn)功能好的檔案管理電子設(shè)備，確保檔案電子化的科學(xué)管理與學(xué)校的教育管理系統(tǒng)有效聯(lián)網(wǎng)。

　　2．建立統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

　　規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

　　3．嚴(yán)格保證電子檔案的安全

　　信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。學(xué)校在使用電子化管理時，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，學(xué)校檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

　　4．加強(qiáng)電子檔案全過程管理

　　由于電子檔案的特性決定了電子檔案的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對原稿進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子檔案信息丟失。所以，學(xué)校應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢，努力降低電子檔案的風(fēng)險，較大發(fā)揮電子檔案的長處。

　　總之，在中學(xué)檔案管理活動中，電子檔案有著重要的作用。學(xué)校應(yīng)充分注重電子檔案管理工作的重要意義，提升電子檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成電子檔案管理的先進(jìn)科學(xué)模式，從而提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

　　韋艷瓊

　?。◤V西南寧市第二中學(xué)　530029）

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