文／張名榕, CSM　圖片提供／邱奕霖

　　熟悉敏捷守則的人都知道，「面對(duì)面溝通」是傳遞訊息最有效的方式，但在實(shí)務(wù)層面，許多人都有因言語溝通不精準(zhǔn)，產(chǎn)生認(rèn)知差異的失敗經(jīng)驗(yàn)，輕則延誤項(xiàng)目時(shí)程，重則影響項(xiàng)目成敗，不禁令人好奇，除了面對(duì)面溝通，是否還有更精準(zhǔn)完善的溝通模式？

　　其實(shí)，面對(duì)面溝通時(shí)，若搭配附有簡(jiǎn)易文字的圖表、圖畫輔助，就能大幅降低誤會(huì)機(jī)率，使雙方更能達(dá)成共識(shí)，這正是「視覺紀(jì)錄師」(GraphicRecorder)誕生的契機(jī)之一。本期專案經(jīng)理雜志特別邀請(qǐng)視覺紀(jì)錄師兼圖解力教練邱奕霖，與讀者分享「可視化溝通」的魅力與優(yōu)點(diǎn)，傳授圖像思考的秘訣，善用簡(jiǎn)易的繪圖技巧幫助團(tuán)隊(duì)溝通更高效、更敏捷！

　　一張哭臉造就超級(jí)業(yè)務(wù)　圖像溝通的驚人魅力

　　邱奕霖曾遇過一位業(yè)績(jī)長(zhǎng)紅的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，兩人初見面時(shí)，業(yè)務(wù)直接在紙上畫一個(gè)哭臉對(duì)他說：「這是你現(xiàn)在的狀態(tài)。」看著他目瞪口呆的模樣，業(yè)務(wù)隨即又畫了個(gè)三角形并在頂端畫笑臉說：「你是不是希望幾年后變成這樣？」寥寥數(shù)筆配上幾句話，讓邱奕霖深深感受圖畫的吸引力，「如果他像其他業(yè)務(wù)給我看新聞、合約……等文字，我一點(diǎn)興趣都沒有，但他說那個(gè)哭臉是我時(shí)，我就開始好奇為什么？」邱奕霖說。

　　「畫出來讓對(duì)方自行腦補(bǔ)，激發(fā)想象力之后，后續(xù)溝通就會(huì)順利?！贵w認(rèn)到圖畫的驚人效果，邱奕霖對(duì)視覺紀(jì)錄興趣越來越濃，任職非營(yíng)利組織的他開始參與課程取得證照，大量閱讀相關(guān)書籍，2020年轉(zhuǎn)為正職視覺紀(jì)錄師，應(yīng)邀參與演講、論壇、工作坊、企業(yè)內(nèi)訓(xùn)……等，將討論內(nèi)容手繪實(shí)時(shí)記錄于紙張、黑白板，有時(shí)也開班授課，傳授圖像思考與「溝通」的技巧。

　　「圖像思考的重點(diǎn)，在于不要把想象的責(zé)任丟給對(duì)方?！骨褶攘刂赋鲆曈X引導(dǎo)分為四階段：想象、投入、思考、行動(dòng)，其中「想象」是最大關(guān)鍵，有想象才能延伸后續(xù)的討論或?qū)W習(xí)，「語言或文字都是讓對(duì)方自行想象，我說石頭，有人想路邊小石塊，有人想豪華大理石，也有人想五月天的石頭，如果畫出來，才能確保大家想著相同的畫面。」邱奕霖笑著說。

　　邱奕霖認(rèn)為圖像溝通有三大優(yōu)點(diǎn)，首先是「快速達(dá)到共識(shí)」，以開會(huì)為例，他會(huì)將與會(huì)者想到的痛點(diǎn)一一畫出，有異議就邊溝通邊修改，「只要有想法，歡迎客戶拿起筆來畫，解決方式并非單方面提供，而是共創(chuàng)出來，最終畫面就是大家腦海中的最佳共識(shí)?！骨褶攘卣f。反復(fù)確認(rèn)的過程中，與會(huì)者充分表達(dá)想法、交流信息，也擁有平等發(fā)表意見的權(quán)利，紀(jì)錄師則依據(jù)眾人意見彈性修改圖像，流程十分符合敏捷的協(xié)作溝通模式(Collaborative Model)。

　　其次，圖像溝通有助「建立全局思維」，許多人開會(huì)開一整天，卻不記得先前討論的議程，也不記得看過的簡(jiǎn)報(bào)，必須靠會(huì)議紀(jì)錄輔助記憶，但視覺紀(jì)錄師僅用一張紙呈現(xiàn)，就可以避免重復(fù)信息，還能產(chǎn)出更多元的意見?！概e個(gè)例，一開始就畫出要討論的三大主題，如果大家都針對(duì)某個(gè)面向發(fā)言，就能以視覺提醒與會(huì)者切換角度思考。如果沒有圖，大家會(huì)誤以為已經(jīng)討論出好多想法，這是言語與文字無法看出來的。」邱奕霖說。

　　最后，視覺圖像還能「鼓勵(lì)高度參與」，他表示企業(yè)常碰到的問題，就是許多人認(rèn)為開會(huì)的議題與自己無關(guān)，光用語言與文字?jǐn)⑹?，與會(huì)者無法想象對(duì)自己的好處，因而降低開會(huì)效率?！敢杂懻摽驮V案件為例，口說或文字?jǐn)⑹?，都比不上你畫一張生氣的臉與鞠躬道歉的店員，后者能馬上讓大家有感，增加開會(huì)的參與感與專注力。」邱奕霖說。

　　他補(bǔ)充，情境是一種感性思考，用意在引起共鳴，實(shí)際的解決辦法則需要靠邏輯思維，產(chǎn)出系統(tǒng)化的流程脈絡(luò)。邱奕霖指出在職場(chǎng)上，大家習(xí)慣整理出邏輯框架，但這些無法刺激人們改變行為，使用「情境圖」就能鼓勵(lì)人們?nèi)ハ胂?、去投入，愿意改變行為，此外，?dāng)與會(huì)者看見自己的想法被圖像記錄下來，也會(huì)覺得意見受重視，進(jìn)而提升參與意愿。

　　模糊變清晰 抽象變具象 拆解流程圖溝通更加分

　　邱奕霖曾多次協(xié)助企業(yè)內(nèi)訓(xùn)，過往的共識(shí)營(yíng)是由各部門針對(duì)主題討論，報(bào)告完就結(jié)束，很容易流于形式，他加入后，梳理每組的結(jié)論畫在白紙上，員工覺得新奇有趣，轉(zhuǎn)而愿意投入討論，公司內(nèi)的互動(dòng)也更密切，「從畫中看出兩個(gè)部門意見相似，就能促進(jìn)跨部門交流，也能共同發(fā)想解決辦法，將主管的愿景畫在圖中央，討論方向就不會(huì)失焦?！骨褶攘卣f。

　　除了私人企業(yè)，邱奕霖也曾與公部門合作，利用簡(jiǎn)單的框架與箭頭畫出「五步驟流程圖」，協(xié)助改善工作效率?！冈S多人工作都有習(xí)慣的做法，卻無法畫出明確的流程圖，我協(xié)助他們整理五個(gè)步驟，檢視哪個(gè)最花時(shí)間，思考步驟能否再拆解與改善?！骨褶攘刂赋鐾高^仔細(xì)審視流程圖，可以意識(shí)到問題出自哪里，針對(duì)痛點(diǎn)對(duì)癥下藥。

　　某次教師研習(xí)中，邱奕霖就透過「五步驟流程圖」與老師分享「做筆記的方法」，他將做筆記拆解成五步驟：訂標(biāo)題、設(shè)定目標(biāo)、抓重點(diǎn)、整理觀點(diǎn)、呈現(xiàn)方法，帶著老師按部就班完成筆記，「過往老師教學(xué)生做筆記，常常會(huì)把重點(diǎn)放在方法或技巧上，但最重要的就是『流程』，按照流程做出來的筆記才有脈絡(luò)與效率。」邱奕霖說。

　　邱奕霖認(rèn)為，老師的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)豐富，但有時(shí)很難透過口語傳授給學(xué)生，利用圖像幫助學(xué)生加深興趣與印象，學(xué)習(xí)效果就更出色，「慣用文字思考的國(guó)文、歷史老師改變最明顯，教論語時(shí)畫兩個(gè)小人，寫上孔子、子路再畫個(gè)對(duì)話框，學(xué)生眼睛馬上亮起來，老師也反映學(xué)生上課變專注，互動(dòng)也變多了。」邱奕霖笑著說。

　　視覺圖像有助溝通，卻也有其限制，邱奕霖也曾差點(diǎn)陷入盲點(diǎn)，2019年他赴上海參加工作坊，看見外國(guó)紀(jì)錄師畫的圖受到極大沖擊，「乍看好潦草，一點(diǎn)都不精美，我才驚覺圖像不是『創(chuàng)作』，不需花費(fèi)太多時(shí)間精力，只要看得懂就達(dá)成溝通的目的。」邱奕霖坦言，亞洲人很常擔(dān)心畫不好、畫不像，因此對(duì)圖像溝通卻步，但他認(rèn)為畫圖其實(shí)是跨單位、跨國(guó)籍都能理解的共通語言，也是每個(gè)人都該學(xué)習(xí)的職場(chǎng)技能，特別是具備「需要頻繁溝通」、「處理的信息較抽象」、「需要面對(duì)未知狀況」……等工作條件的人，更需要培養(yǎng)圖像溝通能力，而這三點(diǎn)都恰巧呼應(yīng)敏捷開發(fā)的特性。

　　邱奕霖建議，大家可以在日常生活中多練習(xí)，面對(duì)某個(gè)主題時(shí)先問問自己「它看起來像什么？」從大腦中搜尋相關(guān)圖像，再利用畫圖描繪情境，連結(jié)自身生活經(jīng)驗(yàn)延伸思考。此外，也能藉由簡(jiǎn)單的框架、箭頭與文字，以圖解厘清信息之間的關(guān)聯(lián)，培養(yǎng)邏輯思考力，只要持之以恒地練習(xí)，就能將圖像思考內(nèi)化成習(xí)慣，自然而然練就實(shí)用的職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)注讀覽天下微信， 100萬篇深度好文， 等你來看……