發(fā)票電子化趨勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)及變革策略
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- 關(guān)鍵字:財(cái)務(wù)管理,挑戰(zhàn),變革 smarty:/if?>
- 發(fā)布時(shí)間:2025-05-24 10:00
魏海濤(山東羅欣藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司)
摘要:隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的不斷推廣,加之“金稅工程”在稅務(wù)與企業(yè)之間的廣泛應(yīng)用,我國(guó)已開始在全國(guó)范圍內(nèi)推廣發(fā)票電子化改革。此項(xiàng)改革不僅對(duì)稅務(wù)機(jī)關(guān)的征管方式產(chǎn)生巨大影響,還給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),特別是我國(guó)企業(yè)原有的財(cái)務(wù)管理帶來較大挑戰(zhàn)。本文對(duì)發(fā)票電子化趨勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)與變革進(jìn)行分析,提出強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的具體措施,以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平,助力其實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。
關(guān)鍵詞:發(fā)票電子化;財(cái)務(wù)管理;挑戰(zhàn);變革
引言
電子發(fā)票雖然與紙質(zhì)發(fā)票具有相同的內(nèi)容與功能,但是電子發(fā)票是建立在虛擬的數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)之上的。隨著發(fā)票電子化的推行和應(yīng)用,企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨新的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn),原有的財(cái)務(wù)管理模式需要進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新。因此,企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)對(duì)發(fā)票電子化改革帶來的挑戰(zhàn),梳理自身在發(fā)票管理、財(cái)務(wù)管理中的不足。通過結(jié)合信息化技術(shù)、發(fā)票電子化、稅收籌劃和會(huì)計(jì)核算等手段,企業(yè)可以提升財(cái)務(wù)信息化管理效率,提高財(cái)務(wù)管理的透明度和可控性。
發(fā)票電子化趨勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要性
一、提高企業(yè)發(fā)票管理效率
第一,在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式下,發(fā)票管理流程十分復(fù)雜。紙質(zhì)發(fā)票在申領(lǐng)、開具、打印與郵寄等方面均需要遵守一定的規(guī)程,同時(shí)受到發(fā)票開具地及相應(yīng)權(quán)限等方面的限制與影響。從發(fā)票取得方來看,財(cái)務(wù)人員在獲取發(fā)票后還需要對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行網(wǎng)上查詢,審核發(fā)票抬頭、清單、數(shù)量,最終經(jīng)過歸類、編號(hào)后進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與歸檔。這樣的管理模式存在鏈條長(zhǎng)、流程多、成本與風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)。第二,推行發(fā)票電子化后,企業(yè)可利用“金稅工程”系統(tǒng)、ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)、財(cái)務(wù)共享等信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票全生命周期的監(jiān)控與管理,并將發(fā)票以電子數(shù)據(jù)的形式予以保存、傳遞。一方面,對(duì)于電子發(fā)票的開具,企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以通過統(tǒng)一的發(fā)票管理平臺(tái)辦理。同時(shí),企業(yè)通過ERP綜合管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與發(fā)票管理系統(tǒng)的對(duì)接。這可以使財(cái)務(wù)人員及時(shí)獲取發(fā)票相關(guān)數(shù)據(jù),通過發(fā)票管理協(xié)同信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票自動(dòng)化開具、自動(dòng)化交付。另一方面,在發(fā)票接收環(huán)節(jié),接收方在電子發(fā)票平臺(tái)上自動(dòng)接收、歸集發(fā)票,并利用自身的結(jié)算系統(tǒng)完成發(fā)票查驗(yàn)、報(bào)賬提請(qǐng)等操作,精簡(jiǎn)發(fā)票管理的中間環(huán)節(jié),提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化水平。
二、降低企業(yè)納稅申報(bào)風(fēng)險(xiǎn)
在發(fā)票電子化推行之前,財(cái)務(wù)人員通常會(huì)利用電子表格來匯總和計(jì)算納稅申報(bào)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)讀取和收集方面,沒有電子化系統(tǒng)的支持,財(cái)務(wù)人員只能通過人工取數(shù)的方式進(jìn)行,導(dǎo)致工作量大、難度高,并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。企業(yè)財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行納稅申報(bào)過程中,由于稅收政策的變化和新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的出臺(tái)等因素,納稅申報(bào)存在一定的風(fēng)險(xiǎn),特別是在手工填制模式下,錯(cuò)報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)進(jìn)一步加大。例如,在一些大型企業(yè),其涉稅業(yè)務(wù)量很大,稅種也比較多。同時(shí),納稅申報(bào)的流程復(fù)雜且納稅主體存在多樣性,如果財(cái)務(wù)人員在發(fā)票獲取、發(fā)票開具、納稅申報(bào)計(jì)算、稅收政策應(yīng)用等方面存在問題,都將增加企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在發(fā)票電子化趨勢(shì)下,財(cái)務(wù)人員可利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)納稅申報(bào)全過程、全要素的自動(dòng)化管理,大大降低人為差錯(cuò)的概率,提升納稅申報(bào)的準(zhǔn)確性。例如,在EPR、財(cái)務(wù)共享、“金稅四期”系統(tǒng)支持下,財(cái)務(wù)人員可以實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的統(tǒng)一管理、存儲(chǔ)、管控,并可隨時(shí)了解發(fā)票使用、余額情況,隨時(shí)將發(fā)票內(nèi)容與會(huì)計(jì)核算進(jìn)行比對(duì)。在確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的同時(shí),稅務(wù)人員編制的稅收籌劃方案、納稅申報(bào)表更加準(zhǔn)確。此外,企業(yè)財(cái)務(wù)人員申報(bào)納稅數(shù)據(jù)時(shí),系統(tǒng)將為財(cái)務(wù)人員提供有關(guān)政策、準(zhǔn)則等方面的信息,并提醒財(cái)務(wù)人員會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與稅務(wù)數(shù)據(jù)之間的差異,避免出現(xiàn)漏報(bào)。最終,由系統(tǒng)形成統(tǒng)一格式的納稅申報(bào)表,經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,財(cái)務(wù)人員即可提交。
三、幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行分析
在發(fā)票電子化背景下,財(cái)務(wù)人員可通過大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)對(duì)海量發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理,為管理者決策提供相關(guān)參考。一是利用電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)客戶分析。企業(yè)財(cái)務(wù)人員可利用大數(shù)據(jù)等技術(shù),在網(wǎng)上廣泛收集企業(yè)產(chǎn)品客戶所開具的增值稅相關(guān)信息。財(cái)務(wù)人員通過匯總、分類,了解客戶在數(shù)量、單價(jià)、購買次數(shù)等方面的信息,為本企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷方案的制定提供分析資料。二是實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的精準(zhǔn)分析。企業(yè)在采購、銷售過程中,會(huì)與眾多供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作,在合作過程中也會(huì)產(chǎn)生大量的電子發(fā)票。企業(yè)財(cái)務(wù)人員通過大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票中有關(guān)數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間等內(nèi)容的匯總與分析,綜合性地對(duì)供應(yīng)商履約情況、商品質(zhì)量、價(jià)格波動(dòng)等情況予以評(píng)價(jià)。三是實(shí)現(xiàn)對(duì)員工報(bào)銷活動(dòng)的有效管理。企業(yè)員工在經(jīng)辦業(yè)務(wù)時(shí),必須以合法、完整的發(fā)票作為入賬依據(jù)。在發(fā)票電子化改革后,財(cái)務(wù)人員可通過發(fā)票系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)原始憑證網(wǎng)上審核、報(bào)銷處理與數(shù)據(jù)保存,并通過分析手段將不同類型的費(fèi)用支出進(jìn)行歸類,多維度呈現(xiàn)企業(yè)成本結(jié)構(gòu),為完善成本管理制度、降低成本提供素材。例如,財(cái)務(wù)人員、內(nèi)部審計(jì)人員可以通過發(fā)票系統(tǒng)對(duì)以往報(bào)銷中存在的問題進(jìn)行追蹤,在規(guī)范報(bào)銷流程的同時(shí),確定發(fā)票責(zé)任。
發(fā)票電子化趨勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)
一、對(duì)財(cái)務(wù)人員電子發(fā)票識(shí)別能力提出較高要求雖然電子發(fā)票提高了票據(jù)傳遞、報(bào)銷的效率,但是在運(yùn)行過程中由于其自身所具有的數(shù)字化、虛擬化特點(diǎn),也會(huì)對(duì)原有財(cái)務(wù)管理形成挑戰(zhàn)。一是受傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式的影響,財(cái)務(wù)人員已經(jīng)形成了一定的習(xí)慣,即使是在發(fā)票電子化改革后,一些財(cái)務(wù)人員也會(huì)將電子發(fā)票打印、裝訂、存檔。二是紙質(zhì)發(fā)票通常是一式三聯(lián)或四聯(lián),發(fā)票只能報(bào)銷一次。在發(fā)票電子化改革后,電子發(fā)票可以被無限次打印。這樣電子發(fā)票將面臨重復(fù)打印報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn),無形中增加了企業(yè)違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)。三是電子發(fā)票比紙質(zhì)發(fā)票更加容易被篡改。利用圖像處理軟件對(duì)電子發(fā)票上的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篡改,且人眼很難識(shí)別。被篡改的電子發(fā)票如果通過報(bào)銷入賬歸檔,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理來說,無疑是留下了隱患。
二、促使企業(yè)提升電子化檔案管理水平
電子發(fā)票能否順利實(shí)施并發(fā)揮作用,將直接影響企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量與財(cái)務(wù)管理水平。一是一些企業(yè)由于在發(fā)票電子化改革后,未能構(gòu)建完善的信息化平臺(tái)和科學(xué)、適用的財(cái)務(wù)管理制度體系,并且相應(yīng)的財(cái)務(wù)人才缺乏,這些因素將直接增加企業(yè)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。比如,個(gè)別企業(yè)出于成本因素考慮,未能將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與發(fā)票管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)端口對(duì)接,未能建立集核算、內(nèi)控、發(fā)票管理于一體的信息化管理系統(tǒng),導(dǎo)致電子發(fā)票的管理優(yōu)勢(shì)無法得到發(fā)揮。二是部分企業(yè)受傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式影響,在會(huì)計(jì)報(bào)銷、會(huì)計(jì)記錄與發(fā)票管理過程中仍沿用傳統(tǒng)模式,并沒有真正發(fā)揮電子發(fā)票在節(jié)約成本、減少流程上的優(yōu)勢(shì),使發(fā)票電子化管理流于表面。例如,個(gè)別企業(yè)財(cái)務(wù)人員在獲取電子發(fā)票后,只重視電子發(fā)票打印后的裝訂、入賬,未實(shí)施電子發(fā)票在信息化系統(tǒng)中上傳、錄入數(shù)據(jù)庫等信息化管理流程。三是發(fā)票電子化管理需要企業(yè)在財(cái)務(wù)管理制度、人才培訓(xùn)、內(nèi)部控制、大數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面對(duì)原有制度進(jìn)行調(diào)整、完善,以制度來規(guī)范電子發(fā)票管理。但是,目前個(gè)別企業(yè)在制度建設(shè)及人才專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等方面不完善,無法適應(yīng)電子化趨勢(shì)對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的新要求。
三、增加了企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)與數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)
電子發(fā)票的運(yùn)行依賴互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的支持,雖然其在管理效率方面具有顯著的優(yōu)勢(shì),但在流轉(zhuǎn)、保存等日常管理中也面臨信息化技術(shù)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。例如,發(fā)票被惡意篡改、網(wǎng)絡(luò)P圖、數(shù)據(jù)拷貝等風(fēng)險(xiǎn),直接影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的正常開展。一是來自網(wǎng)絡(luò)方面的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)施發(fā)票電子化管理后,企業(yè)數(shù)據(jù)庫可能會(huì)受到木馬、黑客、監(jiān)聽、病毒等的攻擊,甚至個(gè)別人員會(huì)利用圖片軟件對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行篡改或偽造,加大了企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。二是發(fā)票在保存過程中的風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票通常會(huì)在數(shù)據(jù)庫、光盤、硬盤、服務(wù)器等介質(zhì)中進(jìn)行保管,如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)斷電、故障等情況,可能會(huì)使電子發(fā)票丟失,給企業(yè)帶來無法挽回的損失。在“金稅四期”、發(fā)票電子化改革背景下,企業(yè)財(cái)務(wù)、信息安全管理面臨較大挑戰(zhàn)。如果企業(yè)無法滿足發(fā)票電子化改革的要求,不但會(huì)影響財(cái)務(wù)管理效率,還會(huì)增加企業(yè)的稅務(wù)、法律風(fēng)險(xiǎn)。
發(fā)票電子化趨勢(shì)下企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的具體措施
一、對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別
第一,為避免電子發(fā)票被篡改、偽造等問題的發(fā)生,企業(yè)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)辦理人員、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),使其樹立起依法納稅、合法使用發(fā)票的思想意識(shí)。同時(shí),企業(yè)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)人員使用違規(guī)發(fā)票的行為給予嚴(yán)厲懲罰,從源頭堵住虛假發(fā)票報(bào)銷漏洞。一是在發(fā)票審核流程,企業(yè)財(cái)務(wù)人員應(yīng)利用大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫或電子表格,對(duì)已經(jīng)使用過的發(fā)票建立臺(tái)賬。二是財(cái)務(wù)人員利用發(fā)票代碼的唯一性特點(diǎn),對(duì)發(fā)票報(bào)銷人、報(bào)銷時(shí)間、審批部門等信息進(jìn)行詳細(xì)登記,為發(fā)票審核提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。比如,企業(yè)可以在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中增設(shè)發(fā)票查詢模塊,規(guī)定業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)提交發(fā)票報(bào)銷前,必須錄入唯一的發(fā)票代碼。發(fā)票代碼聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行比對(duì)、驗(yàn)證通過后,財(cái)務(wù)人員才可以對(duì)該發(fā)票的報(bào)銷活動(dòng)進(jìn)行審核、審批。第二,為了避免電子發(fā)票出現(xiàn)人為偽造、篡改等問題,企業(yè)財(cái)務(wù)人員可利用稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的增值稅發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)票加以辨別。此外,財(cái)務(wù)人員也可通過手機(jī)查驗(yàn) APP、微信等工具對(duì)增值稅發(fā)票進(jìn)行掃碼查驗(yàn),以檢查該發(fā)票是否真實(shí)、是否被重復(fù)入賬。具備條件的大型企業(yè),可以與軟件公司進(jìn)行溝通,委托其在ERP、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中增加發(fā)票查驗(yàn)?zāi)K,以解決日常電子發(fā)票數(shù)量大、工作難度大等問題,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員對(duì)發(fā)票的批量查驗(yàn)。
二、為發(fā)票電子化運(yùn)行提供良好的環(huán)境
發(fā)票電子化的推進(jìn),對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)、財(cái)務(wù)管理制度、信息化建設(shè)等提出了新的要求。企業(yè)應(yīng)在人員培訓(xùn)、制度與信息化建設(shè)等方面為電子發(fā)票運(yùn)行提供良好的環(huán)境。第一,在財(cái)務(wù)人員方面。企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)稅務(wù)師事務(wù)所、軟件公司、稅務(wù)機(jī)關(guān)相關(guān)專家,就電子發(fā)票開具、使用、保管及信息化技術(shù)操作等內(nèi)容對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)。企業(yè)通過后續(xù)教育、鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員考取資格證書等方式,提升其專業(yè)技術(shù),應(yīng)對(duì)電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)管理帶來的挑戰(zhàn)。第二,在信息化建設(shè)方面。一是企業(yè)應(yīng)安排足夠的預(yù)算,安裝使用ERP、財(cái)務(wù)共享和“金稅工程”等信息化系統(tǒng),按照業(yè)財(cái)融合改革要求,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行融合、共享。二是企業(yè)通過一體化的發(fā)票管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)監(jiān)控和會(huì)計(jì)核算,實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動(dòng)化、數(shù)字化和智能化管理,減少財(cái)務(wù)人員工作量,提高電子發(fā)票管理效率。三是企業(yè)應(yīng)及時(shí)更新升級(jí)信息化軟硬件設(shè)施,確保企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化運(yùn)行的穩(wěn)定性和技術(shù)的先進(jìn)性,以此夯實(shí)企業(yè)電子發(fā)票推行的基礎(chǔ)。
三、增強(qiáng)企業(yè)電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)
在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能環(huán)境下,企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全防范意識(shí),并從人員、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等層面保障電子發(fā)票安全。一是在人員方面,企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)內(nèi)控、稅收籌劃、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等規(guī)定,在內(nèi)部制定科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。企業(yè)在制度中明確業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門的工作流程與職責(zé)義務(wù),并建立安全責(zé)任問責(zé)機(jī)制,以降低因人為因素導(dǎo)致的企業(yè)電子發(fā)票安全風(fēng)險(xiǎn)。二是在信息化設(shè)施方面,企業(yè)應(yīng)為電子發(fā)票管理組建、配備專職的信息化管理人員,由其負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)及定期安全隱患排查等工作,使電子發(fā)票管理系統(tǒng)平穩(wěn)、安全運(yùn)行。三是在網(wǎng)絡(luò)安全防范方面,企業(yè)應(yīng)通過內(nèi)外網(wǎng)分離、安裝防火墻、加密狗登錄等方式,限制非財(cái)務(wù)人員接觸電子發(fā)票數(shù)據(jù)。同時(shí),指派專人定期對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,及時(shí)更換備份硬盤、服務(wù)器,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全完整。
結(jié)語
電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用,為企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來變革與挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)認(rèn)真分析電子發(fā)票管理中存在的不足,通過采取人員培訓(xùn)、完善制度、加大信息化投入、加強(qiáng)安全防范等措施,確保電子發(fā)票高效運(yùn)行,在降低企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。
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作者簡(jiǎn)介:魏海濤,本科,中級(jí)會(huì)計(jì)師,研究方向?yàn)槌杀竟芾?、預(yù)算管理。
