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如何規(guī)范高校信息化項目采購文件編制

  • 來源:中國招標
  • 關鍵字:調研工作,采購需求,驗收方案
  • 發(fā)布時間:2024-06-15 10:57

  文/安爽 王群

  【摘要】為推進教育信息網(wǎng)絡化、智慧化建設,改善教學環(huán)境,打造適應學生自主學習、自主管理、自主服務需求的智慧課堂,結合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術的應用,高校信息化項目投入逐年增加。文章總結了采購文件編制常見問題及違法情形,從重視需求調研工作,科學合理確定采購需求,制定嚴格的驗收方案三個方面提出做好采購文件編制工作的具體措施,以期從源頭上規(guī)避質疑事由。

  【關鍵詞】高校信息化建設;采購文件編制;調研工作;采購需求;驗收方案

  近年來,為推進教育信息網(wǎng)絡化、智慧化建設,改善教學環(huán)境,打造適應學生自主學習、自主管理、自主服務需求的智慧課堂,結合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術的應用,高校信息化項目投入逐年加大。但由于高校信息化項目屬于通用類配置,市場競爭激烈,已經(jīng)成為被質疑投訴的多發(fā)地帶。

  采購文件編制常見問題及違法情形分析

  采購文件的技術服務要求(采購需求)描述過細或過粗

  信息化項目的技術、服務要求是采購需求的核心部分,制定難度較大,需要花費很多心力,在部分高校采購實踐中常會出現(xiàn)兩種極端情形。一是采購需求過細,明顯傾向于某一產(chǎn)品。例如,數(shù)字音頻處理器抗混響功能的描述,“無線麥和吊麥自動切換。當無線麥開啟后,吊麥靜音或音量降低;無線麥關閉或靜音(可設置靜音時間)后,切換到吊麥拾音,抗混響等級可調”。用這種照抄某一產(chǎn)品說明書方式編寫采購文件,違反政府采購公平原則,極易導致被質疑、投訴,甚至會導致采購失敗。二是采購需求過于模糊,不夠明確。這主要是因為采購人對采購項目需求沒有進行充分的市場調研,風險意識不強,導致制定的需求模糊不清,沒有準確地表達需求,相當于給投標供應商留下了以低質產(chǎn)品謀取中標的機會,極易導致低價低質產(chǎn)品中標或采購失敗。例如,在信息化建設項目中,部分高校存在裝修的需求卻不想具體規(guī)劃,常使用“本項目統(tǒng)一組織踏勘現(xiàn)場,投標供應商須結合本項目采購需求,制定一套完整的裝修方案”等描述,采購需求沒有做到客觀與量化,供應商中標后就有裝修成本每平方米100元與每平方米1000元的品質差別。

  信息化項目采購需求內容不符合規(guī)定要求

  財政部《政務信息系統(tǒng)政府采購管理暫行辦法》(財庫〔2017〕210號)規(guī)定,采購需求應當落實政務信息系統(tǒng)整合共享要求,符合政務信息共享標準體系,確保相關系統(tǒng)能夠按照規(guī)定接入國家共享數(shù)據(jù)交換平臺。采購需求要與現(xiàn)有系統(tǒng)功能協(xié)調一致,避免重復建設。采購需求應當體現(xiàn)公共數(shù)據(jù)開放有關要求,推動原始性、可機器讀取、可供社會化再利用的數(shù)據(jù)集向社會開放。采購需求應當落實國家支持云計算的政策要求,推動政務服務平臺集約化建設管理。不含國家秘密、面向社會主體提供服務的政務信息系統(tǒng),原則上應當采用云計算模式進行建設,采購需求應當包括相關設備、系統(tǒng)和服務支持互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議第六版(IPv6)的技術要求。采購需求應當落實國家密碼管理有關法律法規(guī)、政策和標準規(guī)范的要求,同步規(guī)劃、同步建設、同步運行密碼保障系統(tǒng)并定期進行評估。而部分高校信息化項目在實際采購過程中常出現(xiàn)違反以上規(guī)定的情形,不僅極易形成“信息孤島”,而且為后續(xù)的互聯(lián)互通、大數(shù)據(jù)建設和運行維護帶來隱患。

  設置不合理加分條件限制或者排斥潛在供應商

  信息化項目的特點是集成度高、使用率高、易發(fā)生故障。一個采購項目可能涉及上百個品牌的配件,售后服務對于產(chǎn)品的正常使用非常重要。但部分高校擴大了對售后服務的要求,在招標文件中設置不合理加分條件限制或者排斥潛在供應商。例如,某多媒體教室建設項目采購文件中對售后服務的要求是:“投標供應商應在本地有售后服務機構,需提供房產(chǎn)證明或租賃合同作為證明;維修響應及時,滿足得4分,不滿足得0分。”此要求屬于以不合理條件限制或者排斥潛在供應商行為,違反了《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例、《財政部關于促進政府采購公平競爭優(yōu)化營商環(huán)境的通知》(財庫〔2019〕38號)等有關規(guī)定。因為本地化服務不代表優(yōu)質服務,還是應該從具體服務情況作要求。如果是預算較多的項目,可以要求供應商中標后在質保期內提供駐廠服務,以保證服務的及時性。

  通過對供應商考察等方式改變評審結果

  《中華人民共和國政府采購法實施條例》(以下簡稱《政府采購法實施條例》)第四十四條第二款規(guī)定:“采購人或者采購代理機構不得通過對樣品進行檢測、對供應商進行考察等方式改變評審結果。”部分高校信息化項目在實際采購過程中,通過對供應商考察等方式改變評審結果,嚴重違反了《政府采購法實施條例》第四十四條第二款規(guī)定。

  為采購項目提供整體設計的唯一供應商參加該項目采購

  為采購項目提供整體設計的供應商參加該采購項目采購活動,違反了《財政部關于信息系統(tǒng)建設項目采購有關問題的通知》(財庫〔2011〕59號)的相關規(guī)定。需要說明的是若采購方式為單一來源采購,則允許這樣做。在現(xiàn)實中,為采購項目提供整體設計的供應商參加該采購項目采購活動是常見的違規(guī)現(xiàn)象,這不僅只出現(xiàn)在高校信息化采購項目中。例如,某高校700萬的智慧教室采購項目,有34個配置,近300個參數(shù),采購人未必有信息化專業(yè)背景,也未必有時間用心研究參數(shù),可能會讓唯一供應商單獨制定采購需求。該供應商不僅在采購需求的把握和理解上具有優(yōu)勢,而且為了順利中標所制定的參數(shù)具有明顯的排他性,以達到自己中標的目的。這種情況如果發(fā)生,極易產(chǎn)生競爭不充分,存在利益輸送的風險。從審計角度來看,若中標供應商是為采購項目提供整體設計的供應商,則涉嫌虛假采購。

  將除進口貨物以外的生產(chǎn)廠家授權等作為資格要求

  除進口貨物以外的生產(chǎn)廠家授權、承諾、證明、背書等作為加分條件或中標、成交條件,違反了《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令第87號,以下簡稱87號令)第十七條規(guī)定:“采購人、采購代理機構不得將投標人的注冊資本、資產(chǎn)總額、營業(yè)收入、從業(yè)人員、利潤、納稅額等規(guī)模條件作為資格要求或者評審因素,也不得通過將除進口貨物以外的生產(chǎn)廠家授權、承諾、證明、背書等作為資格要求,對投標人實行差別待遇或者歧視待遇。”例如,要求供應商投標時提供原廠質保函。

  將CMM/CMMI認證作為資格條件及評審因素

  CMM/CMMI認證等屬于未經(jīng)國家認證認可監(jiān)督管理委員會認定的境外機構所出具的認證或資質,不應作為政府采購資格條件或者評審因素,同樣是87號令第十七條規(guī)定中的要求。例如,將系統(tǒng)分析師證書作為資格要求和評審因素。在財政部發(fā)布的2022年行政處罰結果公告中,將此類計算機從業(yè)人員證書歸類為“以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇”的情形。因此,系統(tǒng)分析師證書不宜作為資格要求和評審因素。

  將高級軟件工程師證書等作為評審因素

  中華人民共和國財政部政府采購信息公告第一千六百四十一號、第一千六百四十二號公告顯示,財政部在依法對某項目投訴處理過程中,發(fā)現(xiàn)招標文件將缺乏相關法律依據(jù)或標準的高級軟件工程師證書、大數(shù)據(jù)分析師(高級)證書、信息系統(tǒng)管理(高級)證書作為評審因素,判定為“以其他不合理條件限制或者排斥潛在供應商”的情形,對采購人、采購代理機構作出警告的行政處罰。

  將高新技術企業(yè)列為資格條件或評分因素

  在對高新技術企業(yè)認定的標準中,對成立時間要求必須1年以上、研發(fā)費用占收入總額比例要求,違反了《政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法》(財庫〔2020〕46號)第五條“采購人在政府采購活動中應當合理確定采購項目的采購需求,不得以企業(yè)注冊資本、資產(chǎn)總額、營業(yè)收入、從業(yè)人員、利潤、納稅額等規(guī)模條件和財務指標作為供應商的資格要求或者評審因素,不得在企業(yè)股權結構、經(jīng)營年限等方面對中小企業(yè)實行差別待遇或者歧視待遇”的規(guī)定。在政府采購中,供應商是否屬于高新技術企業(yè)與履約能力不呈正相關,若限制中小企業(yè)參與則涉嫌以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。

  科學、高效編制采購文件的具體措施

  重視需求調研工作

  需求調研是制定采購需求的基礎。高校信息化項目采購人可以在確定采購需求前,通過線上查詢產(chǎn)品中標記錄、官方網(wǎng)站信息,線下邀請不少于三個主流品牌做產(chǎn)品介紹、邀請專家參與論證等方式開展需求調研,了解擬購產(chǎn)品的市場供給、不同品牌競爭情況及近三年的成交信息,包括產(chǎn)品的日常運維、備件、耗材等后期采購成本。如果只調研一家,甚至讓供應商制定采購需求,不僅違反規(guī)定,同時也埋下了質疑投訴的隱患。

  科學合理確定采購需求

  采購需求應表述準確、規(guī)范。高校信息化項目采購人應以嚴謹負責的態(tài)度,按照符合內控要求的流程制定采購需求,采購需求應當客觀、量化。在服務類系統(tǒng)開發(fā)項目采購中,多數(shù)需要供應商提供方案,對于此類情形,采購需求中應當說明采購標的具有哪些具體功能、在什么物理及技術場景應用、采購標的要實現(xiàn)的目標等基本要求,并盡量明確客觀、量化的指標。采購人制定采購需求可以參照或直接引用與采購項目相關的行業(yè)標準、國家標準、地方標準等標準規(guī)范,也可以根據(jù)采購目標在滿足了解三個品牌的情況下提出更高的技術要求。

  制定嚴格的驗收方案

  高校信息化項目采購人應嚴格按照合同履約,設置嚴謹?shù)倪`約處罰條款,強化法律手段,提高供應商違約成本。采購人要嚴格按照合同及采購實施計劃中的履約驗收方案開展履約驗收,將履約驗收報告作為付款的重要依據(jù)之一,驗收不合格的不予支付,保證采購需求落到實處。第一,驗收不能走過場,對通過驗收的項目,應該建立追責機制,強化驗收責任。第二,應制定驗收管理規(guī)定,可邀請專家對照中標供應商在投標文件中的相應參數(shù),逐項對技術和商務要求的履約情況進行驗收。第三,對不能明確客觀標準必須經(jīng)主觀判斷的需求指標,可以通過對采購人、使用人的現(xiàn)場咨詢,以問卷調查等方式判斷履約情況。

  結語

  高校信息化項目采購人只有高度重視、身體力行地做好需求調研工作,科學合理確定采購需求,制定嚴格的驗收方案,同時,依法依規(guī)設置評審因素,規(guī)避相關法律法規(guī)中的違法情形,才能在實現(xiàn)采購目標的同時最大限度地規(guī)避質疑投訴的發(fā)生。

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  參考文獻:

  [1]中華人民共和國財政部.中華人民共和國財政部令第87號——政府采購貨物和服務招標投標管理辦法[EB/OL].(2017-07-18)[2023-10-11].http://tfs.mof.gov.cn/caizhengbuling/201707/t20170718_2652603.htm.

  [2]王玉范.高校政府采購存在的問題及改進措施[J].沈陽工程學院學報(社會科學版),2009(01):64-66.

  [3]宋鶴偉.政府采購文件編制及評審中易出現(xiàn)的問題[J].招標采購管理,2022(09):40-42.

  責編:辛美玉;編輯:張曼琳

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