未來企業(yè)的多樣化辦公需求

　　當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)全球化已成為不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流，國家持續(xù)推動“一帶一路”建設(shè)，鼓勵企業(yè)“走出去”。中國企業(yè)憑借逐漸提高的實(shí)力，將成功的中國商業(yè)模式推向海外，加速全球化布局。然而，在出海的過程中，企業(yè)需要解決跨地域協(xié)作與溝通、如何應(yīng)對合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、如何利用本地資源提高效率等問題。

　　因此，企業(yè)用戶對現(xiàn)代化云辦公解決方案的需求變得越來越多樣化。本報(bào)告將對現(xiàn)代化云辦公解決方案的企業(yè)用戶，在現(xiàn)代辦公場景下使用軟件和應(yīng)用的需求展開分析。從市場調(diào)研結(jié)果著手，深度解析企業(yè)用戶的使用習(xí)慣與需求，識別行業(yè)發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本報(bào)告部分內(nèi)容及數(shù)據(jù)來源于《中國現(xiàn)代化云辦公解決方案使用情況調(diào)查問卷》，該調(diào)研旨在了解現(xiàn)代化云辦公解決方案在中國市場上的使用情況，并解析現(xiàn)代云辦公應(yīng)用行業(yè)的現(xiàn)狀與趨勢。

　　研究與洞察一：安全第一

　　隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等前沿技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全受到了企業(yè)越來越高度的重視。數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了企業(yè)的一項(xiàng)重要資產(chǎn)，數(shù)據(jù)的價(jià)值正在以前所未有的速激增，威脅也變得越來越復(fù)雜，而辦公軟件作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)應(yīng)用，承載著越來越多的企業(yè)數(shù)據(jù)。因此，提升辦公軟件的安全性將變得至關(guān)重要。通過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)：

　　·90.47%的企業(yè)高層認(rèn)為安全將成為辦公軟件的核心訴求

　　·75.62%的調(diào)研對象認(rèn)為目前使用的辦公軟件未完全滿足以下安全需求：數(shù)據(jù)與信息防泄漏、敏感信息傳輸與存儲保護(hù)、身份認(rèn)證與訪問管理和威脅防護(hù)四重需求。

　　研究與洞察二：協(xié)作辦公已成為現(xiàn)代工作主流趨勢

　　在迅速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境下，如何打造一支高效團(tuán)隊(duì)，提高員工的工作效率，已成為每個企業(yè)十分關(guān)注的問題。根據(jù)本次調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)有88.60%的企業(yè)員工幾乎需要每日與團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作來完成任務(wù)，傳統(tǒng)的辦公方式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展的商業(yè)需求。

　　驅(qū)動因素1：經(jīng)濟(jì)全球化

　　隨著經(jīng)濟(jì)全球化的腳步加速邁進(jìn)，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境變化日新月異。對內(nèi)，團(tuán)隊(duì)成員可能跨地區(qū)甚至跨時區(qū)，他們按照不同的班次和時間工作，甚至使用不同的語言；對外，企業(yè)愈加需要與來自世界各地的客戶、合作伙伴及供應(yīng)商溝通和分享信息。企業(yè)不得不開始思考如何克服障礙（如語言、距離、時差等），以便團(tuán)隊(duì)可以輕松地協(xié)同工作 。

　　驅(qū)動因素2：千禧一代

　　根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，預(yù)計(jì)到2025年，全球75%的工作人員將由90后、00后組成。在人類歷史上，首次出現(xiàn)“五代同堂”的工作團(tuán)隊(duì)。每一代人都擁有著不同的工作方式，團(tuán)隊(duì)成員將越來越多樣化。在需要協(xié)作辦公的人群中，有67.37%的員工表示，他們目前使用的協(xié)作辦公工具無法完全滿足他們對協(xié)作辦公的需求。比如，團(tuán)隊(duì)成員無法多人同時在線編輯同一文檔，或者在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會議時，無法輕松快捷地與對方共享屏幕并進(jìn)行文件投屏。而這些人群中，超過90%的人其實(shí)并不知曉現(xiàn)代化的協(xié)作辦公解決方案。

　　綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)在面對大量協(xié)作需求的現(xiàn)代辦公環(huán)境中，大多數(shù)解決方案僅能解決員工部分協(xié)作需求，而員工急需一套安全、可靠、可擴(kuò)展且經(jīng)濟(jì)高效的協(xié)作解決方案。無論他們身處何地，都能滿足不同員工偏愛的工作方式。另外，研究發(fā)現(xiàn)，集成的解決方案可以直接影響企業(yè)的利潤。與沒有采用統(tǒng)一通信系統(tǒng)的組織相比，成功采用統(tǒng)一通信系統(tǒng)的組織獲得了巨大的回報(bào)。

　　因此，企業(yè)比以往更需要一套集成式的協(xié)作解決方案，不僅能滿足員工靈活辦公的需求，提高企業(yè)生產(chǎn)力；同時，亦可以為公司帶來額外的營業(yè)收入，一舉兩得。

　　研究與洞察三：企業(yè)用戶期待更高階的黑科技——AI技術(shù)擁有巨大應(yīng)用空間

　　在本報(bào)告中，AI指的是一套用途廣泛的技術(shù)，可以感知、學(xué)習(xí)、推理、協(xié)助決策，并采取行動解決問題。AI技術(shù)可以不斷從用戶交互和組織數(shù)據(jù)中學(xué)習(xí)，從而提供更好的洞察。這些技術(shù)可以解釋文本、語音和圖像數(shù)據(jù)的含義，識別趨勢，并根據(jù)不完整的數(shù)據(jù)集得出結(jié)論，最終協(xié)助決策。普華永道的一項(xiàng)調(diào)查表明，到2030年，企業(yè)采用人工智能的趨勢將使全球GDP增加14%，并為全球經(jīng)濟(jì)來帶來15.7萬億美元（約106萬億人民幣，按引用報(bào)告發(fā)布年份的全年人民幣平均匯率折算）的收益。人工智能（AI）正在改變個人和企業(yè)的工作方式。目前有78.11%的調(diào)研對象使用過辦公軟件中的AI功能。借助AI，他們可以對身邊的業(yè)務(wù)活動更了解、對生產(chǎn)型任務(wù)更加專注、借助設(shè)計(jì)和寫作輔助技術(shù)提高創(chuàng)造力。

　　現(xiàn)在的辦公軟件中AI工具還是局限于普通功能上，份額占前三的功能分別為演示文檔的格式和設(shè)計(jì)建議（39.45%）、自動檢測拼寫錯誤（38.66%）以及圖片、視頻、音頻轉(zhuǎn)文本（38.40%）。雖然通過AI將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為洞察并不普遍，然而，高達(dá)92.14%的調(diào)研對象期待在辦公軟件中 使用更高階的AI功能，例如網(wǎng)絡(luò)會議背景模糊、商業(yè)智能數(shù)據(jù)分析、實(shí)時翻譯等功能。

　　如今，我們身處在一個多樣復(fù)雜的現(xiàn)代辦公環(huán)境中。我們相信，未來的AI技術(shù)將會有更大的發(fā)展空間，不止局限于目前已有的應(yīng)用場景，AI具有很大的發(fā)展?jié)摿?，可以幫助企業(yè)做出正確決策。

　　研究與洞察四：現(xiàn)代化辦公解決方案能夠更好地支持企業(yè)入華和出海

　　隨著經(jīng)濟(jì)全球化的砥礪前行，各國之間的聯(lián)系從未像今天這樣緊密。

　　一方面，根據(jù)普華永道發(fā)布的《2019中國商業(yè)報(bào)告》中指出，盡管受到宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的因素影響，仍有47.1%的企業(yè)計(jì)劃在2019年進(jìn)一步增加其在中國的投資，海外企業(yè)進(jìn)駐中國市場的需求仍占據(jù)主流地位；另一方面，全球化競爭日益激烈，有越來越多的中國企業(yè)正在走出國門，積極拓展海外市場，發(fā)掘更多商機(jī)。在本次調(diào)研中，41.42%的調(diào)研對象表示，其所在企業(yè)具有出海業(yè)務(wù)或近期會考慮出海。

　　在如此全球化浪潮的背景下，現(xiàn)代化云辦公解決方案的彈性和環(huán)境適應(yīng)能力對企業(yè)而言尤為重要。

　　研究與洞察五：一線員工的現(xiàn)代化辦公需求不容忽視

　　一線員工指的是通常承擔(dān)輪班工作的服務(wù)型和任務(wù)型的員工。例如，零售店的銷售助理或生產(chǎn)車間的工廠工人。

　　問卷中，9.17%的被調(diào)查者屬于一線員工，他們在企業(yè)中的作用至關(guān)重要：

　　·他們定義了客戶體驗(yàn)——最先接觸客戶和合作伙伴；

　　·他們是組織的核心——最先呈現(xiàn)產(chǎn)品和服務(wù)；

　　·他們是品牌的代言人——最先代表公司的品牌。

　　當(dāng)一線員工被最現(xiàn)代的辦公解決方案所武裝，那么在面對客戶時，他們將以最直接的方式提升服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足客戶的需求，更有可能驅(qū)動業(yè)務(wù)的發(fā)展。福布斯研究表明，實(shí)現(xiàn)一線員工數(shù)字化的公司有三倍的可能成為高增長的公司。83%的公司有更高程度的用戶滿意度；82%的公司有更好的員工滿意度；64%的公司的員工失誤更少。

　　一線員工的現(xiàn)代化辦公需求較容易被忽視，根據(jù)調(diào)研結(jié)果，一線員工所配備基于云的辦公應(yīng)用的概率和非一線員工相比，少將近10個百分點(diǎn)。這意味著一線員工更多只是在使用本地部署的傳統(tǒng)辦公軟件。然而，下面的4個例子可以說明，現(xiàn)代化辦公軟件其實(shí)對他們非常有必要。

　　1.通過在線任務(wù)安排系統(tǒng)，零售崗位人員可以隨時了解自己的工作進(jìn)度，門店負(fù)責(zé)人也可以根據(jù)客流量（即員工的工作量）及時進(jìn)行任務(wù)調(diào)整。37.14%的受訪一線員工表示，他們期待使用在線的任務(wù)分發(fā)、工作進(jìn)度管理辦公解決方案，以保證分工均勻，并更透明地了解其在崗位的任務(wù)和職責(zé)。

　　2.當(dāng)客戶對服務(wù)不滿意時，酒店工作人員會通過在線信息收到客戶的反饋或系統(tǒng)的自動提示，更及時地為客戶提供其最急需的服務(wù)。目前一線員工在工作中正在使用即時通信的辦公應(yīng)用的比例為在54.29%，相比于非一線員工的73.45%仍有較大的差距。而剩下的一線員工中，31.43%的人表示期待在工作中使用即時通信功能，這也說明了一線員工對此功能具有較大的需求。

　　3.通過對一線員工的調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)60.00%一線員工非常期待使用協(xié)作辦公功能。對于駐扎現(xiàn)場的銷售團(tuán)隊(duì)，如果可以使用具有協(xié)作功能的辦公解決方案，將可以根據(jù)最新獲取的信息合作調(diào)整銷售方案，工作的效率將大大提高。

　　4.隨著科技的發(fā)展和自動化進(jìn)程的加速，企業(yè)對員工技能的需求越來越高——他們必須要有能力學(xué)會去操作自動化設(shè)備。

　　因此，有效的培訓(xùn)才能讓公司在未來市場中保持競爭力。同時，高效的培訓(xùn)（如跨地區(qū)的遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)）也可以吸引進(jìn)更多的人才。

　　然而目前27.14%的一線員工甚至不了解網(wǎng)絡(luò)會議功能，未意識到這方面的需求，因此無法獲得高效領(lǐng)先的培訓(xùn)。

　　在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)員工、項(xiàng)目組成員分布在不同的時區(qū)和地點(diǎn)，不少企業(yè)也開始實(shí)行靈活辦公政策。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)：

　　·81.13%企業(yè)員工在工作中需要在移動設(shè)備上使用辦公軟件。

　　·100%的企業(yè)高管需要使用移動設(shè)備進(jìn)行辦公。

　　·24.51%的調(diào)研對象反映，他們每日工作中有超過30%的任務(wù)需使用移動設(shè)備在非辦公場所完成（比如家中、咖啡廳、機(jī)場、火車上、酒店等場所）。

　　預(yù)計(jì)到2020年將有100億臺移動設(shè)備投入使用，而移動技術(shù)的普及正在從根本上改變?nèi)藗兊乃伎?、工作、行動和互動方式。公司已廣泛接受自帶設(shè)備（BYOD）策略，允許或鼓勵員工使用其個人移動設(shè)備（如手機(jī)、平板電腦和筆記本電腦）訪問企業(yè)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)。

　　通過移動辦公，可以實(shí)現(xiàn)：

　　·促進(jìn)同事間的頻繁互動和反饋。

　　·幫助簡化和自動化日程安排、人工分配和常規(guī)公告等任務(wù)。

　　·打造一支更敬業(yè)、更靈活、更高效的員工隊(duì)伍。

　　云辦公解決方案未來發(fā)展趨勢

　　現(xiàn)代化云辦公解決方案能夠提供每個用戶所需的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用、培養(yǎng)新的工作方式、幫助客戶利用技術(shù)打破行業(yè)格局、保持安全與合規(guī)方面的領(lǐng)先、滿足不斷變化的員工期待。

　　趨勢一：定制個性化的辦公模式

　　優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)是企業(yè)成功的關(guān)鍵。未來企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，遷移至一體化云辦公平臺，保證了工作的效率和質(zhì)量，企業(yè)更能尊重員工工作方式的選擇，滿足員工多樣化需求。

　　無論是喜歡在非正常工作時間高效率產(chǎn)出的夜貓子型員工，還是奔波于各地出差經(jīng)常困在機(jī)場、高鐵站工作的激進(jìn)型工作者，或是總在路途中的奮斗型員工，都可以根據(jù)需求靈活工作。通過云辦公平臺智能聊天工具，團(tuán)隊(duì)成員緊密聯(lián)系，及時無縫更新信息，改善遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作工作流。通過云辦公平臺智能協(xié)作平臺，員工能通過手機(jī)、平板電腦等移動終端，隨時隨地訪問工作所需文件和數(shù)據(jù)。在員工離職或項(xiàng)目完成時，IT團(tuán)隊(duì)可通過云辦公平臺運(yùn)維應(yīng)用，一鍵遠(yuǎn)程擦除設(shè)備，合理保護(hù)公司數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

　　趨勢二：新興技術(shù)賦能，進(jìn)一步提升現(xiàn)代化云辦公解決方案

　　隨著科技的發(fā)展，不同新興技術(shù)不斷成熟。辦公軟件提供商應(yīng)不斷創(chuàng)新，融合新興技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、第五代移動通信技術(shù)等，升級辦公軟件和硬件的服務(wù)能力，為企業(yè)從內(nèi)部和外部帶來更好的資源，同時幫助企業(yè)更快地做出更明智和更準(zhǔn)確的決策。

　　趨勢三：打造跨國界綜合云辦公解決方案

　　目前現(xiàn)有的現(xiàn)在化云辦公解決方案主要針對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)和人員流通。在經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢下，未來云辦公解決方案不可避免地走向全球化部署，打通客戶渠道，打造更綜合的云辦公解決方案。目前，越來越多的中國企業(yè)出海，越來越多的海外企業(yè)入華，國內(nèi)外聯(lián)動越來越密切。企業(yè)員工異地異國出差頻率急劇增多，公司需要全球化部署，才能解決員工同步企業(yè)信息、實(shí)時開會的效率問題。云辦公服務(wù)提供商應(yīng)與時俱進(jìn)，在既保證全球通道質(zhì)量又保證運(yùn)營成本合理化的基礎(chǔ)上，推進(jìn)云辦公解決方案全球化。另外，將云辦公解決方案運(yùn)用在企業(yè)與客戶的對接中，能夠有效提高信息共享能力，通過高效的信息流通快速推動產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

　　展望：寫在最后的思考

　　18世紀(jì)中后葉，工業(yè)革命在歐洲興起，隨后的兩個世紀(jì)，工業(yè)技術(shù)迅速席卷全球。伴隨著大規(guī)模生產(chǎn)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，新型企業(yè)也開始探索協(xié)同工作的各種技巧與技術(shù)。從電報(bào)到電話、傳真，再到電子郵件，電磁技術(shù)的發(fā)展承載著人類的信息，以更快速、更便捷的方式從一端流向另一端，持續(xù)提高生產(chǎn)效率。上世紀(jì)末期，數(shù)字化技術(shù)推動第四次工業(yè)革命。人們通過移動設(shè)備，以前所未有的程度被連接著，巨大的存儲空間或許會變得更大，人工智能、云、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)似乎都走向無窮無盡。毋庸置疑的是，現(xiàn)代商業(yè)以及辦公方式正被極大程度的影響著。數(shù)字化背景下，消費(fèi)者行為模式發(fā)生改變，這要求企業(yè)對于需求的分析以及滿足需求的途徑都要以更敏捷的方式完成。因此，信息要以更透明更高效的方式在組織與成員間流通。敏捷和透明也是鼓勵創(chuàng)新的要素，而在瞬息萬變的現(xiàn)代社會，唯有創(chuàng)新才能為企業(yè)帶來持續(xù)的利潤。想要真正適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要從員工的辦公方式入手。一套好的辦公解決方案，應(yīng)具備良好的協(xié)作性、安全性，考慮企業(yè)一線員工的需求，同時又有人工智能技術(shù)輔助工作，辦公解決方案也應(yīng)緊跟企業(yè)用戶的腳步，以安全合規(guī)的姿態(tài)探索新的市場。

　　通過本次對企業(yè)用戶辦公需求進(jìn)行的調(diào)查和分析，我們看到了一個對現(xiàn)代化云辦公解決方案極有潛力的中國市場。我們認(rèn)為，未來辦公解決方案的功能性發(fā)展趨勢聚焦于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、移動性、安全性和人工智能等方面。同時，企業(yè)入華和出海時還需考慮數(shù)據(jù)跨境傳輸?shù)葢?yīng)用場景。在如今多變復(fù)雜的世界，把握萬變之宗才能持續(xù)發(fā)展。正如蘇子言：“自其變者而觀之，則天地曾不能以一瞬；自其不變者而觀之，則物與我皆無盡也”。

　　萬彬　趙天成

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