創(chuàng)造單位：北京北控三興信息技術(shù)有限公司

　　主 創(chuàng) 人：李佳輝

　　創(chuàng) 造 人：付　輝　盧守軍　陳　杰　張　樺

　?。壅∫轂樨瀼芈鋵嶞h中央、國務(wù)院關(guān)于國有企業(yè)從嚴管理人事檔案的要求，北京北控三興信息技術(shù)有限公司依托多年在人事檔案數(shù)字化領(lǐng)域深耕積累的近千萬份檔案數(shù)字化加工經(jīng)驗，以檔案信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展為導(dǎo)向，提出“六要素、四統(tǒng)一”智慧檔案一體化整體解決方案。通過智慧檔案綜合管理平臺建設(shè)，以統(tǒng)一的管理與業(yè)務(wù)標準為保障，以數(shù)字化加工形成數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以安全、高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為支撐，以信息化系統(tǒng)管理為核心，以數(shù)據(jù)互通、歷史數(shù)據(jù)遷移為紐帶，以智能存儲、檔案寄存為載體，探索建立了檔案智慧化管理新體系，實現(xiàn)了各類檔案從形成、收集、保管、存放、應(yīng)用到銷毀等全生命周期的管理與應(yīng)用。

　?。坳P(guān)鍵詞］“六要素、四統(tǒng)一”；人事檔案；智慧化管理

　　一、公司簡介

　　北京北控三興信息技術(shù)有限公司（簡稱“北控三興”）是北京控股集團有限公司（簡稱“北控集團”）旗下專業(yè)從事政務(wù)信息化應(yīng)用研發(fā)、標準制定、系統(tǒng)建設(shè)及運行維護的國有信息技術(shù)企業(yè)，是國家認定的高新技術(shù)企業(yè)、軟件企業(yè)，注冊資本2000萬元，擁有員工300多名。

　　30多年來，北控三興深耕“人力資源” “公安政法”“社會管理”三大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，為用戶提供業(yè)務(wù)研究、咨詢設(shè)計、應(yīng)用研發(fā)、系統(tǒng)集成、技術(shù)服務(wù)、運營服務(wù)等多項IT服務(wù)。

　　北控三興圍繞檔案開展“全生命周期、全業(yè)務(wù)領(lǐng)域”檔案信息化建設(shè)，先后承建人力資源和社會保障部全國人才中心、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、農(nóng)業(yè)農(nóng)村部、中國科學院等國家部委和直屬機構(gòu)，以及北京市區(qū)兩級人力社保機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)，為近2000余家中央企事單位、北京市（區(qū)）屬大型國企提供了專業(yè)的檔案整體服務(wù)。憑借科學高效的檔案整體解決方案和信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)驗，先后承擔了云南省、重慶市以及昆明、貴陽、南昌、武漢、大同等外省市檔案管理機構(gòu)檔案信息化建設(shè)工作，業(yè)務(wù)范圍覆蓋全國，實現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)成果的省市聯(lián)動，并朝著“以點帶面，花開全國”的戰(zhàn)略目標不斷前進，賦能檔案數(shù)據(jù)更好地服務(wù)于百姓民生和政府決策。

　　二、基本概念

　　人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色內(nèi)容，是記載每個人人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案材料主要由十大類組成，主要包括履歷材料；自傳；鑒定、考核、考察材料；學歷和專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；政治歷史情況審查材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派材料；獎勵材料；處分材料；調(diào)資、任免等審批材料；可供參考有保存價值的材料。

　　人事檔案是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的反映，與個人的切身利益息息相關(guān)，已成為工作調(diào)動、任免、考學、評定職稱、政審、工齡審定、辦理社會保險和審批退休等工作的信息依托。

　　人事檔案作為社會發(fā)展和歷史變遷的見證，蘊藏著豐富的數(shù)據(jù)資源，是大數(shù)據(jù)的主要來源之一。

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中，形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。

　　三、目標與內(nèi)涵

　　為深入貫徹黨的二十大精神和習近平總書記對檔案工作的重要指示、全面落實黨中央和國務(wù)院關(guān)于國有企業(yè)從嚴管理人事檔案的工作要求，抓好《檔案法》和“十四五”規(guī)劃的貫徹實施，北控三興依托多年在人事檔案數(shù)字化領(lǐng)域深耕的近千萬份檔案數(shù)字化加工經(jīng)驗，基于檔案的信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展要求，提出“六要素、四統(tǒng)一”智慧檔案一體化解決方案，即：以統(tǒng)一的管理與業(yè)務(wù)標準為保障，以數(shù)字化加工形成數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以基礎(chǔ)運行環(huán)境為支撐，以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為核心，以數(shù)據(jù)共享為紐帶，以智能庫房為載體，做到管理制度統(tǒng)一、業(yè)務(wù)標準統(tǒng)一、技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一、安全保障統(tǒng)一，致力于達成人事檔案建設(shè)與管理一體化的“交鑰匙”工程。

　　該方案的實施目標，是轉(zhuǎn)變政企檔案工作理念，推動檔案管理工作信息化、數(shù)字化、智能化，實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到智慧檔案管理的全面升級，打造符合新時代要求的智慧檔案管理體系，建立健全數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)決策的工作機制，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強有力支撐。

　　四、實施方案

　　（一）制定統(tǒng)一的管理與業(yè)務(wù)標準

　　檔案標準規(guī)范建設(shè)，是智慧檔案一體化整體解決方案的根本保障。協(xié)助建設(shè)單位完成檔案服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準、服務(wù)流程及服務(wù)管理等內(nèi)容，包括檔案業(yè)務(wù)、檔案信息安全、檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)信息、影像信息標準、信息共享與交換、存儲及備份和影像信息應(yīng)用安全等規(guī)范的建設(shè)工作。

　　（二）推進檔案數(shù)字化加工

　　檔案數(shù)字化加工，是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。在加工場地，依據(jù)檔案數(shù)字化加工標準規(guī)范，完成檔案數(shù)字化加工。具體是指利用計算機、掃描、數(shù)字成像、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲等技術(shù)，通過“1個生產(chǎn)環(huán)境、3套生產(chǎn)軟件、 3項保障措施、12道生產(chǎn)工序、2大數(shù)據(jù)庫”，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字人事檔案的過程。將紙質(zhì)版檔案數(shù)字化加工后轉(zhuǎn)化形成的電子影像，可以讓用戶隨時在線查看影像以及數(shù)據(jù)信息，同時減少傳統(tǒng)紙質(zhì)版管理，降低企業(yè)成本，幫助用戶加快實現(xiàn)無紙化辦公步伐，提升人事檔案信息化管理水平。同時，可以為用戶系統(tǒng)提供詳盡直觀的數(shù)據(jù)統(tǒng)計展示，將復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀易懂的圖表和指標，并且實時更新，展示最新的員工信息和關(guān)鍵指標，使數(shù)據(jù)簡單明了、直觀易懂。

　?。ㄈ?gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是智慧檔案信息化整體解決方案的核心，共包括8個模塊、91個功能，可實現(xiàn)將數(shù)字人事檔案和數(shù)字企業(yè)檔案相結(jié)合，助力各企業(yè)單位檔案管理的運行更加系統(tǒng)化、流程化。系統(tǒng)以“人”為核心進行設(shè)計，以“檔案”為數(shù)據(jù)源，圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)，提供各類檔案的數(shù)據(jù)查詢、影像查閱功能。系統(tǒng)頁面簡單明了，功能覆蓋檔案管理全過程、全類別，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作高效、便捷、專業(yè)。

　?。ㄋ模﹥?yōu)化基礎(chǔ)運行環(huán)境

　　系統(tǒng)基礎(chǔ)運行環(huán)境建設(shè)，是根據(jù)運行環(huán)境需求的實際情況，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計合適的基礎(chǔ)運行環(huán)境架構(gòu)及配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，從而為實現(xiàn)檔案智慧化管理，提供安全、高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐。

　?。ㄎ澹╅_拓數(shù)據(jù)共享渠道

　　數(shù)據(jù)共享可以將檔案數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)，共享到企業(yè)已有的各類系統(tǒng)，通過耦合方式融入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不斷提升企業(yè)管理的數(shù)字化、科學化、精細化水平。

　?。┙ㄔO(shè)智能檔案庫房

　　智能庫房建設(shè)，是依托云計算及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建以“RFID”、智能檔案密集架、環(huán)境監(jiān)控、門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控、安防報警為核心的智慧檔案庫房管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的安全化、智能化及便捷化。

　　五、實施成效

　　目前，利用本方案，完成的各類檔案數(shù)字化加工量超過千萬卷、檔案數(shù)據(jù)量超過百億條，為用戶單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了數(shù)據(jù)支撐。同時，提高了企業(yè)數(shù)字化管理水平，解決了企業(yè)傳統(tǒng)紙制檔案管理與信息化管理的數(shù)據(jù)脫節(jié)痛點，實現(xiàn)了檔案管理與應(yīng)用的全方位提升，取得了巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

　　（一）規(guī)避了“紙質(zhì)檔案管理風險”

　　隨著企業(yè)檔案數(shù)字化工作的完成，紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移、運輸、直接使用大幅度減少甚至基本停止，紙質(zhì)檔案丟失、損壞等重大風險幾乎不復(fù)存在，即使發(fā)生紙質(zhì)檔案偶然的丟失、損壞事件，也可以通過數(shù)字檔案進行恢復(fù)。

　　（二）消除了“檔案安全隱患”

　　通過創(chuàng)建并實施檔案智慧化管理體系，徹底杜絕了人為的偽造、涂改、抽取、撤換檔案材料等違法行為，實現(xiàn)將所有的業(yè)務(wù)操作依托數(shù)字檔案進行。在數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案之間通過一致性比對機制和安全審計機制，確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的完全一致性。

　　（三）大幅度提高檔案管理服務(wù)水平

　　通過使用數(shù)字檔案，減少甚至基本停止了紙質(zhì)檔案的使用，節(jié)約了工作人員每天往返于工位與檔案室之間以及紙質(zhì)檔案拆分、查閱、封裝所需的大量時間，極大地提高了檔案服務(wù)效率。

　　（四）推動企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展

　　通過檔案智慧化管理體系的構(gòu)建，為企業(yè)創(chuàng)新管理與服務(wù)模式帶來新的機遇。同時，檔案數(shù)字化作為數(shù)據(jù)源，為企業(yè)未來的產(chǎn)業(yè)布局謀劃與拓展提供了數(shù)據(jù)支撐，將催生更多的新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)、新模式，促進企業(yè)開辟更加廣闊的市場空間和發(fā)展前景。

　　六、主要創(chuàng)新點

　?。ㄒ唬﹦?chuàng)新建立檔案管理新模式

　　通過智慧檔案標準、運行環(huán)境、系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)和智能庫房建設(shè)，以檔案數(shù)字化為抓手，重構(gòu)業(yè)務(wù)，重塑運營，重建組織，將企業(yè)業(yè)務(wù)與數(shù)字化技術(shù)深度融合，實現(xiàn)人事檔案智慧化管理；通過實施“六要素、四統(tǒng)一”人事檔案建設(shè)與管理一體化的“交鑰匙”工程，打通企業(yè)數(shù)據(jù)壁壘，構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)共享資源平臺，為推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級提供了強有力的數(shù)據(jù)支撐。

　?。ǘ﹦?chuàng)新人事檔案數(shù)據(jù)聯(lián)動應(yīng)用

　　通過數(shù)據(jù)共享資源平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部各部門之間的互聯(lián)互通，打破了“信息孤島”，使得人事檔案數(shù)據(jù)能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，形成完整的數(shù)據(jù)鏈條。這種數(shù)據(jù)聯(lián)動應(yīng)用，不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，還為企業(yè)決策提供了更為全面、準確的信息支持。

　　（三）創(chuàng)新構(gòu)建智慧檔案安全體系

　　在智慧檔案建設(shè)中，特別注重安全體系建設(shè)，采用了多種技術(shù)手段確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計等措施，有效防止了數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全風險，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，提供了堅實的安全保障。

　　七、展望未來

　　隨著信息技術(shù)的不斷進步和大數(shù)據(jù)時代的到來，人事檔案智慧化管理將迎來更為廣闊的發(fā)展前景。展望未來，北控三興將進一步拓展智慧檔案系統(tǒng)的功能與應(yīng)用，致力于實現(xiàn)人事檔案的全方位、多層次、立體化管理。

　　（一）持續(xù)提升管理系統(tǒng)智能化水平

　　引入更先進的算法和技術(shù)，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的智能化水平。比如，通過引入人工智能技術(shù)進行檔案自動分類、智能檢索和數(shù)據(jù)分析，進一步提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

　?。ǘ┨剿魍苿悠髽I(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展

　　探索更多的數(shù)據(jù)共享與應(yīng)用場景，推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入發(fā)展。通過與企業(yè)其他系統(tǒng)的深度集成和數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)人事檔案與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的無縫對接，為企業(yè)提供更全面、準確的數(shù)據(jù)支持，推動企業(yè)更好了解員工情況，優(yōu)化人力資源配置，提升企業(yè)的整體運營效率和核心競爭力。

　　（三）始終注重新技術(shù)引入發(fā)展應(yīng)用

　　關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，如區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)可視化等，積極將其引入到人事檔案智慧化管理中來。區(qū)塊鏈技術(shù)可以提高檔案數(shù)據(jù)的可追溯性和不可篡改性，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性；大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)則可以將復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀易懂的圖表和圖像，為企業(yè)提供更直觀的數(shù)據(jù)分析和決策支持。

　?。ㄋ模﹨f(xié)力共促管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展

　　加強與企業(yè)、高校和研究機構(gòu)的合作與交流，共同推動人事檔案智慧化管理技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。通過分享經(jīng)驗、交流心得及合作研究，不斷提升自身的技術(shù)水平和創(chuàng)新能力，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展貢獻更多的智慧和力量。

　　編輯/溫碧琳 統(tǒng)籌/蘇曉

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